1.建立良好的沟通背景
项目有效沟通，不是容易的事情。我们首先必须充分认识到沟通中的困难，不要简单指望自己发出去的信息会完全地被对方接收和理解。各项目相关方的立场、地位、经历、背景等的不同，都会给项目管理中的沟通带来很多困难。项目管理工作者应该充分认识并理解各项目相关方之间的差异，设法以他们能够接受的方式与他们进行沟通，并注意协调各项目相关方之间的沟通。
沟通各方之间的关系的好坏，会直接影响到沟通的有效性。在项目沟通管理中，应该以项目目标为核心在各项目相关方之间建立和维护良好的工作关系。也就是说，要把各主要项目相关方整合在项目的目标之下，避免各项目相关方片面追求自己的目标并因此而损害项目的整体目标。
项目工作的参与者应该接受一定的项目管理教育，具有一定的项目管理知识和实践经验。这样，无论其他方面的背景、经历有多么不同，他们至少在项目管理方面有一些共同之处，从而大大提高他们在项目工作中的沟通的有效性。在启动一个比较重要的项目之前，甚至有必要对各主要项目相关方进行项目管理方面的培训，以促进他们在以后的项目工作中的有效沟通，减少不必要的麻烦。
在企业中，要推行项目管理或项目化管理，必须要做的一件事，也是对员工进行项目管理方面的培训。任何较大项目的管理、任何企业的项目化管理，都不是依靠少数项目管理精英就可以做好的，必须要依靠绝大多数员工对项目管理的理解和支持。可以想象，项目管理精英与其他不理解、不支持项目管理的员工之间，沟通将会是多么困难。
2.履行自己的沟通责任
信息的发送方有责任正确地进行信息编码，选择正确的沟通媒介，发送完整、准确的信息，并有责任确认信息已经到达接收者并被接收者正确理解。信息的接收方有责任完整接收信息，对信息进行正确解码，并把自己接收和理解的情况及时反馈给发送方。
如果沟通中出现了问题，要首先从自己方面找原因。人们比较容易把错误归结于别人，但这往往无助于解决问题。相反，如果每个人都能首先从自己身上找原因，就会在相互沟通的各方之间形成一个良性循环，使沟通的效率与效果不断提高。
在沟通过程中，每一方都要善于倾听对方的意见、想法。是否善于倾听，是衡量一个人的个人修养的重要标准之一。从一定程度上讲，“认真倾听”比“能说会道”更能体现一个人的良好修养。认真倾听，表明你对别人的尊重，表明你对该话题有兴趣，从而也会相应地得到对方的尊重，对方就会愿意把有关的想法和意见告诉你。认真倾听，可以在相互沟通的各方之间建立起良性互动。
大家都有体会，一个经常打断别人的话或者听话时常常心不在焉的人，是不受欢迎的。对于领导来说，善于听取下属的意见，尤其重要。我们应该在请领导发表重要讲话的同时，注意请领导听取员工的意见。“请领导听话”，也应该成为一种良好的习惯做法。
沟通作为一个信息发送与接收的过程，如同生产过程一样，需要进行质量控制，以保证产生出令人满意的结果。“反馈”就是进行沟通质量控制的重要手段。通过反馈，可以知道信息接收者有没有收到信息，有没有以及在多大程度上理解了信息的内容，所做出的理解与发出者的本意之间有没有差别，如果有，差别究竟有多大。
如果反馈表明，沟通结果不能令人满意，就可以及时采取补救措施。当我们给别人发邮件时，总是希望尽快收到别人的回复;那么当我们收到别人的邮件时，能否及时给别人一个回复呢?每个人都需要反思，并改进。
任何人都有责任不断提高自己的沟通技巧。例如，提高自己的书面写作能力，提高自己的口头陈述能力，提高自己的倾听能力，提高自己的PPT制作水平。
我在澳大利亚读硕士时，不少课程中都有课堂口头陈述的任务。学生口头陈述的成绩会在课程总成绩中占一定的比例，如10%。老师告诉学生，如果你把手插在裤兜里，或者不与听众做眼神交流，或者长时间盯着PPT课件，那都是要扣分的。这种口头陈述对于提高学生的演讲沟通技巧，很有用。
PPT课件是用来辅助讲课或演讲的，千万别让它反辅为主。由于人的口头语言只能是线性的(一句一句按顺序讲)，所以PPT课件最好以非线性的图形方式。由于你会讲大量的文字，所以PPT课件的文字要尽可能少而精。由于你希望听众认真听你的口头讲述，所以PPT课件最好简短到“瞟一眼即可”的程度。我认为，PPT课件的最高境界是：没有听课的人看不懂，听过课的人一看就懂。
3.运用系统的方法
从系统的观点来看，人们之间的许多冲突其实是系统之间的冲突，是“我们”这个系统和“他们”那个系统之间的冲突。由于人们把自己置于不同的系统中，人们就要追求自己所在系统的利益最大化，从而导致冲突。如果人们能够重新界定系统边界，把“我们”和“他们”这两个系统结合起来，形成一个更大的“我们”系统，许多冲突就会迎刃而解，从而比较容易达到沟通的目的。
例如，丈夫和妻子共同构成“家”这个系统，他们之间没有系统边界的冲突，所以即便有许多大大小小的争吵，也不至于引起系统的崩溃。但是如果其中一方有了第三者，并因此重新界定了系统边界，把自己与第三者定义成了一个系统，情况就完全不同了。这时，丈夫和妻子之间的任何争吵都是系统边界的冲突，是一方这个系统与另一方及其第三者的那个系统之间的冲突。这种情况下，除非有第三者的那方再次重新定义系统边界，否则“家”这个系统就不复存在了。
系统边界的冲突，实际上是根本的利益冲突，解决起来非常困难。冲突不在于大小，而在于性质。系统边界之内的任何冲突，再大，也是很轻微的;系统边界之间的任何冲突，再小，也是很严重的。
对信息发出者来说，应该尽量发布完整的信息，并且在信息中包括一些激励的内容，赋予信息以活力。项目经理在发出工作指示时，应该在信息中包括要取得的结果、所要求的时间地点方式、相关人员以及为什么要做该工作等多方面的内容。如果项目经理只告诉员工要做什么，但不让他知道为什么要做，员工做事的动力会受到很大影响。
相反，如果员工不仅知道要做什么，而且知道为什么要做，他的工作积极性和创造性都会提高。想要别人做一件事的最好办法，就是让他知道做这件事对他的好处。你总是多多少少可以找出一些好处的。如果你实在找不出一点好处，就不要派他做这件事。
编制沟通计划可以为沟通管理建立一个良好的系统，以便用这个系统来保证沟通的效率与效果。
4.运用多种沟通方式
项目沟通应该以各种形式进行，包括正式的、非正式的、书面的、电子的、口头的，等等。正式的、书面的沟通当然是非常重要的，但仅有这些又是远远不够的。各项目相关方之间，尤其是项目团队内部，还需要大量的非正式的、口头的沟通。
我在鲁布革水电站工作时，曾经去澳大利亚雪山工程公司实习，并在实习期间参加过几次项目午餐会。午餐会是由某一个或几个团队成员自愿发起的。他(们)事先发出一个通知，邀请大家利用某个午餐的时间，一边吃饭，一边聊聊项目的进展情况。这是一种很好的非正式的沟通方式。当今，电子网络的发展为项目沟通提供了很好的条件。我们可以为项目建立一个专用的网站和即时聊天群，用来公布项目信息，寻求各项目相关方对项目的反馈意见。
还有一种非常规形式的沟通，那就是：争论和冲突。从沟通的角度来看，人与人之间的争论和冲突，都属于非常态下的沟通。如果人们能够以正确的态度对待它们，争论和冲突有助于达到在正常情况下无法达到的沟通，正如俗话所说的“不打不相识”。无论在企业中还是在项目上，都需要一定程度的争论和冲突，作为激发员工创造性和达到充分沟通的辅助手段。
在激烈的争论中，人们会竭尽全力反驳对方，这不仅可能导致产生出好的主意，而且使人们表现出平时不容易被看到的一些真实的方面，有利于相互之间的了解和沟通。人与人之间没有争论和冲突是不可能的。真正有害的并不是争论和冲突本身，而是人们以不正确的态度来看待它们。建设性的争论和冲突，是有利于沟通和团队建设的。
汪小金，云南大学发展研究院项目管理教授，《项目管理评论》首席学术顾问。
内容来源 | 《项目管理方法论》（第2版）
